La progressiva digitalizzazione del mondo del lavoro ha mutato anche il modo in cui imprese e liberi professionisti gestiscono la propria amministrazione finanziaria. Una delle innovazioni più rilevanti introdotta negli ultimi dubbi è la fatturazione online. Tale modalità si è rivelata una soluzione pratica e veloce per emettere e ricevere le fatture in formato elettronico, garantendo anche una facile archiviazione delle stesse.
Specialmente i professionisti alle prime armi sono però spesso intimoriti tutto ciò che riguarda la fiscalità e hanno il timore di non capire come gestire la fatturazione online. La buona notizia è che sono disponibili diverse soluzioni software a supporto dei lavoratori che, grazie alle loro features, garantiscono una semplicità d’uso assoluta e un controllo globale sulla propria attività.
Norme sulla fatturazione online: è obbligatoria?
La normativa italiana ha reso obbligatoria la fatturazione elettronica per le operazioni tra soggetti IVA (B2B) e verso la Pubblica Amministrazione (B2G) dal 1° gennaio 2019. Le peculiarità di questo sistema sono l’utilizzo del formato XML e l’invio della fattura attraverso il Sistema di Interscambio (SDI). Quest’ultima è un’infrastruttura gestita direttamente dall’Agenzia delle Entrate addetta alla verifica della correttezza dei documenti, i quali vengono poi consegnati ai destinatari.
Dal 1° gennaio 2024, l’adesione alla fatturazione elettronica è inoltre diventata imprescindibile anche per i titolari di partita IVA in regime forfettario.
Per essere a norma di legge, le fatture elettroniche devono contenere dati essenziali, quali:
- Codice destinatario
- Partita IVA del cliente
- Descrizione dei beni o servizi forniti
- Aliquota IVA applicata
- Importo totale
Le fatture devono rispettare le tempistiche di emissione e trasmissione per evitare sanzioni amministrative. Esse vanno infine conservate per almeno dieci anni, utilizzando sistemi certificati che ne assicurano autenticità, integrità e leggibilità.
Caratteristiche principali dei software per fatture online
La gestione delle fatture elettroniche è ad oggi notevolmente semplificata grazie a software dedicati che permettono di automatizzare e semplificare tutti gli aspetti della fatturazione. Tra le principali funzionalità di questi strumenti si ricordano:
- Creazione guidata delle fatture: i software consentono di generare documenti in formato XML conformi alle normative, riducendo il rischio di errori;
- Invio al SDI: la trasmissione delle fatture al SDI avviene in pochi istanti, riducendo il numero di passaggio chiesti al professionista;
- Gestione clienti e fornitori: le funzionalità di archiviazione delle anagrafiche velocizza ulteriormente la creazione di nuove fatture elettroniche, specialmente quando ci si trova a doverle inviare a clienti ricorrenti;
- Monitoraggio dello stato delle fatture: gli utenti possono verificare se una fattura è stata accettata, rifiutata dal SDI o se il cliente non ha ancora provvisto al pagamento;
- Conservazione a norma: l’archiviazione delle fatture avviene in automatico, secondo le norme previste dalla legge;
- Integrazione con altri strumenti: molti software permettono di collegare la fatturazione con la contabilità, il magazzino e il CRM, migliorando l’efficienza, specialmente nel caso di aziende e imprese con volumi di fatturazione più elevati.
