La trasformazione digitale coinvolge tutte le aziende di ogni dimensione ed operanti in ogni settore: non si può più prescindere dall’adozione di strumenti e tecnologie che stanno già cambiando la vita di tutti noi e che dovranno essere utilizzati sempre più per incrementare efficacia ed efficienza dei processi aziendali.
I sistemi di gestione non possono non beneficiare delle opportunità che la Digital Transformation sta dando a tutti i livelli: approfondiamo in questo articolo come affrontare la trasformazione digitale nell’ambito del Sistema di Gestione aziendale e attraverso quali strumenti è possibile farlo.
Cosa significa trasformazione digitale?
Trasformazione digitale significa semplificare i processi aziendali, ridurre le ridondanze e gli errori umani legati ad attività manuali non strategiche, integrare tutti gli stakeholder aziendali in processi che consentano di mantenere sotto controllo le attività, aumentando l’efficacia e l’efficienza di questi ultimi.
La Digital Transformation sta coinvolgendo tutto il mondo delle aziende e dei privati e consentirà indubbi e crescenti benefici nel prossimo futuro.
Nonostante ciò non è insolito che le imprese possano porre un freno alla digitalizzazione dei propri processi di lavoro. Ciò spesso è dovuto ad un basso livello culturale sui temi della digitalizzazione (spesso dovuto al ritardo nel ricambio generazionale) e pertanto una conseguente bassa propensione al cambiamento.
La trasformazione digitale offre di rivedere e migliorare i processi che governano il business, attraverso una combinazione di diverse soluzioni tecnologiche.
Automazione, informatizzazione, virtualizzazione, cloud, mobile, sistemi di comunicazione e collaborazione, IoT (internet delle cose) fanno parte di un unico aspetto, quello della digitalizzazione, finalizzato a far convergere organizzazione e flussi informativi, gestione diretta dei dati e gestione affidata a partner esterni, infrastruttura aziendale e utilizzo del Web.
Come realizzare la digital transformation?
Ecco quindi i 6 pilastri che abilitano alla trasformazione digitale (e la rottura con il passato), nelle aziende, di qualsiasi dimensione esse siano:
1 – Automazione: La progressiva automazione del lavoro (sia a livello hardware che software) porta velocità, efficienza e riduzione degli errori nei processi gestionali ed organizzativi.
2 – Informatizzazione: Tutti i processi di qualsiasi azienda di ogni dimensione possono e dovranno sempre di più essere informatizzati. L’evoluzione tecnica di hardware e software ha consentito nel tempo l’introduzione di una nuova intelligenza al governo delle imprese.
3 – Dematerializzazione: Portare i supporti fisici ad uno stato digitale ha portato nuove logiche di integrazione e di condivisione delle informazioni tra i lavoratori e i manager delle imprese
4 – Virtualizzazione: Grazie a una programmazione software di nuova generazione, le risorse fisiche si trasformano in risorse logiche gestite da un unico cruscotto centralizzato
5 – Cloud Computing: Lo spostamento dell’infrastruttura hardware e software verso l’esterno rende più economico e flessibile l’utilizzo di strumenti tipici della digitalizzazione. E’ questa la via maestra per attivare subito strumenti gestiti da professionisti del settore che garantiscono accessibilità immediata alle piattaforme informatiche, sicurezza dei dati, protezione e condivisione in tempo reale delle informazioni.
6 – Mobile: I dispositivi mobili (smartphone, tablet, etc.) potenziano la produttività individuale portando maggiore disponibilità e flessibilità nel mondo del lavoro.
Perché affrontare la trasformazione digitale?
Un gran numero di aziende (inclusi grossi gruppi industriali) utilizza ancora Microsoft Office prevalentemente Word e Excel) per la gestione dei sistemi integrati.
Una scelta che ha delle conseguenze dirette sulla capacità produttiva, senza dimenticare i pericoli cui si rischia di andare incontro: perdita dei dati a causa di errori di manipolazione, inutilizzabilità dei file al momento della cessata collaborazione con i rispettivi autori, inutili perdite di tempo.
Sappiamo già che i dati relativi alla contabilità, alla produzione ed alla gestione delle Risorse Umane vengono gestiti con l’ausilio di software applicativi gestionali.
Ed allora perché la gestione integrata dei sistemi aziendali è ancora affidata ad Office?
Soluzioni alternative sono già disponibili e potenzialmente in grado di interfacciarsi con i sistemi informatici esistenti attraverso webservice e API (application programming interface).
Le soluzioni più avanzate possono essere utilizzate direttamente da tutto il personale aziendale direttamente online grazie alla tecnologia Cloud nella modalità “software as a service” (software come servizio) che non impatta sull’infrastruttura informatica aziendale.
Il Responsabile Qualità potrebbe finalmente dedicare più tempo alla strategia ed al miglioramento continuo dei processi aziendali; la pronta disponibilità delle informazioni relative alle attività “sistemiche” derivanti dai processi organizzativi permetterebbe inoltre alla Direzione di prendere decisioni importanti in tempi più rapidi.
Un vantaggio indiscutibile che porta finalmente il sistema di gestione qualità ad essere un investimento con ritorni importanti sul processo decisionale, supportato finalmente da dati auto-raccolti dal sistema in cloud, nello svolgimento delle normali attività di routine.
PIANIFICAZIONE E CONTROLLO (8.1 ISO 9001) ATTRAVERSO MACHINE LEARNING ED INTELLIGENZA ARTIFICIALE
Taxi for Telecom: Caso studio di pianificazione delle commesse in un’azienda di installazione impianti di telefonia
Lo scenario di riferimento: il problema dell’efficienza aziendale in fase di pianificazione.
Offrire un servizio a una delle più grandi compagnie di TLC d’Europa, con il coraggio di accettare una sfida e un rischio: rispondere alle richieste d’intervento con un sistema completamente digitalizzato, ma soprattutto dettato da criteri di prossimità territoriale, in modo da far risparmiare tempo al cliente, e risorse economiche e di carburante alla realtà fornitrice di quel servizio.
Questa è la sfida che vuole accettare una PMI laziale, un’impresa che lavora per i giganti delle TLC e che ora vuole installare un sistema accostabile a quello delle chiamate su una rete di taxi, per cui un hub che riceve le richieste le smista attendendo la risposta dell’operatore più vicino, che dà la risposta allo stesso tempo più rapida e soddisfacente per il cliente e meno costosa per il fornitore.
Le attività di fornitura a realtà grandissime e con erogazione di beni o servizi pubblici, come le TLC, sono infatti sottoposte a procedure con una logica strettamente burocratica, e i tempi di servizio devono soggiacere a contratti, appalti, regolamenti di servizio ecc., che rendono quel servizio parzialmente inefficace e a ciò si aggiunga che le grandi compagnie di TLC avendo una forza contrattuale enorme, tendono annualmente a chiedere sconti sempre più grandi sulle attività svolte dai propri fornitori di installazione e manutenzione sul campo, per cui l’efficienza di processo e il digitale diventano obbligatori per sopravvivere.
Ecco perché l’azienda ha avviato un progetto di innovazione della pianificazione delle attività, basata sul digitale e sui Big Data, per poter agire in tempi più rapidi attraverso applicativi di direzionamento delle vetture che fanno assistenza per installazione e manutenzione di apparati per conto di grandi compagnie TLC.
Cloud e Big Data Analysis per una pianificazione efficiente delle attività lavorative
L’azienda oggetto di questo caso studio intende strutturare, come si è visto, un sistema informatizzato per garantire una digitalizzazione del processo di installazione e manutenzione delle infrastrutture per le TLC.
Il progetto di innovazione del processo nasce da una esigenza di analizzare, attraverso quello che oggi è già un sistema con un potenziale da Big Data, il fiume dei dati che arriva all’azienda da parte del principale cliente, Telecom Italia, che fornisce indicazioni sulle lavorazioni di installazione, manutenzione o riparazione di apparati per le telecomunicazioni sia su rete fissa (compresa la fibra ottica) che mobile.
Attualmente l’azienda riceve qualche centinaio di richieste giornaliere di intervento in tutta la propria zona di competenza, e per questo è necessario assicurare una pianificazione in tempo reale delle lavorazioni per garantire lo SLA di servizio concordato con Telecom e al contempo spalmare su tutti i lavoratori, in maniera il più possibile efficace ed efficiente, le lavorazioni da svolgere, evitando sovraccarichi di lavoro oppure sprechi dovuti al sottoutilizzo delle risorse umane e tecniche a disposizione dell’azienda.
Proprio su questo ultimo aspetto si sta riflettendo da due anni all’interno dell’azienda, per valutare quali siano i principali motivi di inefficienza aziendale, visto che molte lavorazioni sono sembrate non più remunerative: ciò è dovuto in parte agli accordi commerciali con Telecom, che come si è detto ogni anno tende a richiedere ai fornitori diretti uno sconto ulteriore sulle lavorazioni svolte, costringendo questi a efficientare il processo di lavoro.
L’innovazione che si vorrebbe studiare col Progetto “Taxi for Telecom” prevede la strutturazione di un software in Cloud, che raccoglierebbe la mole di dati proveniente dai portali Telecom esistenti e trasferiti all’azienda sugli interventi di gestione e manutenzione della Rete telefonica e dati mobile e fissa, e li rielaborerebbe con applicativi di intelligenza artificiale: in tal modo si assegneranno i lavori alle squadre più vicine al cantiere e con maggiore disponibilità di tempo (garantendo la saturazione della forza lavoro e il rispetto dei tempi di consegna delle lavorazioni) e si automatizzerà il processo di consuntivazione attraverso un sistema di fleet management che in questo modo verrebbe ripensato dalle basi. In pratica si deve studiare un sistema di sensori installati su ogni veicolo aziendale che opera nelle decine di cantieri Telecom che ogni giorno richiedono un intervento; una volta progettato e messo a punto, questo sistema consentirà, attraverso il collegamento con la piattaforma in cloud, di calcolare i tempi effettivi di apertura, permanenza e chiusura del cantiere, con il semplice rilevamento della posizione del veicolo della/e squadra/e che hanno lavorato sullo stesso.
Il vantaggio principale della soluzione sarà la possibilità di rendere automatica e intelligente l’assegnazione delle lavorazioni per evitare sprechi e inefficienze a tre livelli, ovvero:
- le Risorse umane, poiché verranno assegnate lavorazioni sulla base delle skills delle squadre dislocate sul territorio nazionale a svolgere esattamente il tipo di lavoro cui sono associate nel software, evitando l’assegnazione a personale non qualificato (il che comporterebbe minore qualità della lavorazione e possibile intervento di rilavorazione, con aggravi di costi ulteriori non pagati da Telecom). In caso di richieste sbilanciate su lavorazioni gestibili da poche squadre formate su quella tipologia, si potranno avere dati di riscontro e attivare piani formativi e di addestramento per rendere più versatili le squadre su certi tipi di lavorazione.
- Tempo di intervento, in quanto vengono assegnati dal sistema i cantieri alle squadre dislocate nelle immediate prossimità del cantiere, in quel dato momento della giornata. Questo garantisce un minor spreco di tempo di viaggio e la sicurezza di rientrare negli SLA pattuiti con Telecom nella consegna del lavoro o della manutenzione entro tempi molto celeri. Inoltre la riduzione dei tempi di intervento consente di liberare ore preziose di lavoro aggiuntivo che possono essere impiegate per gestire più cantieri nell’arco della stessa giornata da parte della stessa squadra, aumentando l’efficienza e la remunerazione delle attività (che vengono pagate da Telecom a consuntivazione avvenuta del lavoro).
- Uso di carburante e manutenzione dei mezzi: l’assegnazione intelligente del cantiere più vicino alle squadre consente minor utilizzo di carburante, perché le squadre non faranno lunghi viaggi rispetto alla loro posizione di partenza e i mezzi necessiteranno per questo di minori manutenzioni o di manutenzioni ordinarie svolte in numero minore rispetto ad oggi, ottimizzando i loro percorsi di lavoro e facendo meno km ogni giorno, ma aumentando i cantieri lavorati.
Lavorando su questi tre assi, e relativamente a decine di squadre presenti su tutto il territorio nazionale, l’aspettativa di contrarre sensibilmente i costi di gestione del parco automezzi e di ottimizzare le lavorazioni, rendendo ogni giornata di lavoro molto più remunerativa rispetto alla situazione attuale è stata totalmente attesa e ad oggi l’azienda ha incredibilmente efficientato il proprio sistema di pianificazione della produzione, grazie alle tecnologie abilitanti industria 4.0, in questo caso il Cloud ed il Big Data Analysis.
