Presentiamo in questo articolo un caso studio relativo alla revisione e digitalizzazione del sistema di gestione per la qualità in una azienda che si occupa di manutenzione e collaudo di recipienti per gas tecnici in ambito industriale e medicale.
La sfida è stata rappresentata da un primo step dove si è evidenziata la necessità di rivedere il sistema in un’ottica di snellimento delle procedure, informatizzazione delle registrazioni e arrivare ad un coinvolgimento totale dello staff aziendale sul sistema di gestione.
A seguire l’azienda ha potuto così avviare in circa 3 mesi un percorso per ampliare il proprio campo di applicazione al settore della costruzione, oltre che della manutenzione di serbatoi e recipienti, ottenendo attraverso una serie di audit il rinnovo con ampliamento dello scopo della certificazione ISO 9001 e ISO 13485 e l’attivazione della ISO 3834 e UNI 1090 per completare il quadro degli standard propedeutici agli obiettivi di mercato della società.
L’azienda ha avviato un percorso di Trasformazione Digitale del sistema di qualità attraverso la piattaforma QSA.NET che è servito come strumento per razionalizzare e rivedere, rendendo più snelle, le procedure esistenti, e costruire subito dopo un sistema di gestione propedeutico all’ottenimento delle certificazioni richiamate nel paragrafo precedente.
Il caso di seguito presentato sarà diviso in 3 sezioni per presentare gli obiettivi iniziali condivisi con la compagine sociale, le soluzioni che abbiamo proposto per raggiungerli e i benefici finali che, durante e al termine del progetto di trasformazione digitale del sistema di qualità, l’azienda potrà ottenere.
Obiettivi aziendali
L’azienda di questo caso studio ci ha contattato per una serie di obiettivi, che sono evoluti in poco tempo:
- Avviare una revisione e razionalizzazione delle procedure aziendali sull’esistente sistema di qualità ISO 9001 e ISO 13485
- Creare un clima di cooperazione e di responsabilizzazione del personale attraverso la documentazione digitale dei processi di supporto alla qualità
- Attivare un percorso di formazione per coinvolgere e rendere partecipi al sistema qualità tutto lo staff aziendale a tutti i livelli
Nell’arco di meno di 3 mesi gli obiettivi sono stati raggiunti e nel frattempo se ne sono aggiunti altri:
- Rivedere l’organigramma ed il mansionario aziendale
- Informatizzare alcuni processi produttivi gestiti ancora “su carta” a livello di registrazione
- Ampliare il campo di applicazione delle certificazioni ISO 9001 e 13485 ed attivare le procedure per raggiungere in breve tempo la certificazione ISO 3834 e UNI 1090 per sostenere i progetti di crescita e sviluppo aziendali verso nuovi settori di interesse operativo.
Soluzione condivisa
Si è avviato un robusto percorso formativo sui temi inerenti la qualità, la digitalizzazione del sistema, la revisione dei processi e la collaborazione tra i reparti di 120 ore erogato nell’arco di circa 3 mesi. Uno degli output del lavoro è stata la condivisione con lo staff dei valori aziendali che sono emersi durante il percorso formativo, che sono stati raccolti e schematizzati su un cartellone affisso in tutti i reparti a fine attività.
Il percorso ha consentito, on the job, di rivedere le procedure esistenti e di ampliare il campo di applicazione del sistema qualità per sostenere gli obiettivi di business aziendali ed entrare ad operare in nuovi mercati, inerenti sempre il settore dei gas tecnici.
Grazie al supporto del sistema QSA.NET il percorso formativo e di razionalizzazione e revisione del sistema qualità, ormai divenuto integrato, è stato possibile nell’arco di 3 mesi, pur con un impegno di diverse giornate di consulenza affiancate a quelle di formazione previste.
Benefici attesi
Al termine del nostro intervento di fornitura del software QSA.NET accompagnato da un percorso di formazione e consulenza dedicato sono stati ottenuti in poco più di 3 mesi i seguenti benefici per l’azienda cliente:
- Revisione del sistema qualità esistente ed estensione dello scopo e del campo di applicazione sulle norme ISO 9001 e ISO 13485 con possibilità di ampliamento dei mercati in cui l’azienda opera come fornitrice di servizi di manutenzione e collaudo di dewar industriali e medicali
- Apertura alla certificazione ISO 3834 e UNI 1090 per la costruzione di macchine e strutture afferenti il settore dei gas tecnici
- Digitalizzazione di tutti i processi di supporto attraverso la piattaforma QSa.NET con utilizzo della stessa da parte di tutti i Process Owner aziendali
- Revisione dell’organigramma e stesura del mansionario con riorganizzazione di alcuni processi operativi fornendo indicazioni all’IT interno per informatizzare le registrazioni di un intero settore aziendale, recuperando efficienza.
