I sistemi di gestione non possono non beneficiare delle opportunità che la Digital Transformation sta dando a tutti i livelli: approfondiamo in questo articolo come affrontare la trasformazione digitale nell’ambito del Sistema di Gestione aziendale e attraverso quali strumenti è possibile farlo.
Cosa significa digital transformation?
Digital Transformation significa semplificare i processi aziendali, ridurre le ridondanze e gli errori umani legati ad attività manuali non strategiche, integrare tutti gli stakeholder aziendali in processi che consentano di mantenere sotto controllo le attività, aumentando l’efficacia e l’efficienza di questi ultimi.
La Digital Transformation sta coinvolgendo tutto il mondo delle aziende e dei privati e consentirà indubbi e crescenti benefici nel prossimo futuro.
Nonostante ciò non è insolito che le imprese possano porre un freno alla digitalizzazione dei propri processi di lavoro. Ciò spesso è dovuto ad un basso livello culturale sui temi della digitalizzazione (spesso dovuto al ritardo nel ricambio generazionale) e pertanto una conseguente bassa propensione al cambiamento.
La trasformazione digitale offre di rivedere e migliorare i processi che governano il business, attraverso una combinazione di diverse soluzioni tecnologiche.
Automazione, informatizzazione, virtualizzazione, cloud, mobile, sistemi di comunicazione e collaborazione, IoT (internet delle cose) fanno parte di un unico aspetto, quello della digitalizzazione, finalizzato a far convergere organizzazione e flussi informativi, gestione diretta dei dati e gestione affidata a partner esterni, infrastruttura aziendale e utilizzo del Web.
Come realizzare la digital transformation?
Ecco quindi i 6 pilastri che abilitano alla trasformazione digitale (e la rottura con il passato), nelle aziende, di qualsiasi dimensione esse siano:
1 – Automazione: La progressiva automazione del lavoro (sia a livello hardware che software) porta velocità, efficienza e riduzione degli errori nei processi gestionali ed organizzativi.
2 – Informatizzazione: Tutti i processi di qualsiasi azienda di ogni dimensione possono e dovranno sempre di più essere informatizzati. L’evoluzione tecnica di hardware e software ha consentito nel tempo l’introduzione di una nuova intelligenza al governo delle imprese.
3 – Dematerializzazione: Portare i supporti fisici ad uno stato digitale ha portato nuove logiche di integrazione e di condivisione delle informazioni tra i lavoratori e i manager delle imprese
4 – Virtualizzazione: Grazie a una programmazione software di nuova generazione, le risorse fisiche si trasformano in risorse logiche gestite da un unico cruscotto centralizzato
5 – Cloud Computing: Lo spostamento dell’infrastruttura hardware e software verso l’esterno rende più economico e flessibile l’utilizzo di strumenti tipici della digitalizzazione. E’ questa la via maestra per attivare subito strumenti gestiti da professionisti del settore che garantiscono accessibilità immediata alle piattaforme informatiche, sicurezza dei dati, protezione e condivisione in tempo reale delle informazioni.
6 – Mobile: I dispositivi mobili (smartphone, tablet, etc.) potenziano la produttività individuale portando maggiore disponibilità e flessibilità nel mondo del lavoro.
Perché affrontare la trasformazione digitale?
Un gran numero di aziende (inclusi grossi gruppi industriali) utilizza ancora Microsoft Office prevalentemente Word e Excel) per la gestione dei sistemi integrati.
Una scelta che ha delle conseguenze dirette sulla capacità produttiva, senza dimenticare i pericoli cui si rischia di andare incontro: perdita dei dati a causa di errori di manipolazione, inutilizzabilità dei file al momento della cessata collaborazione con i rispettivi autori, inutili perdite di tempo.
Sappiamo già che i dati relativi alla contabilità, alla produzione ed alla gestione delle Risorse Umane vengono gestiti con l’ausilio di software applicativi gestionali.
Ed allora perché la gestione integrata dei sistemi aziendali è ancora affidata ad Office?
Soluzioni alternative sono già disponibili e potenzialmente in grado di interfacciarsi con i sistemi informatici esistenti attraverso webservice e API (application programming interface).
Le soluzioni più avanzate possono essere utilizzate direttamente da tutto il personale aziendale direttamente online grazie alla tecnologia Cloud nella modalità “software as a service” (software come servizio) che non impatta sull’infrastruttura informatica aziendale.
Il Responsabile Qualità potrebbe finalmente dedicare più tempo alla strategia ed al miglioramento continuo dei processi aziendali; la pronta disponibilità delle informazioni relative alle attività “sistemiche” derivanti dai processi organizzativi permetterebbe inoltre alla Direzione di prendere decisioni importanti in tempi più rapidi.
Un vantaggio indiscutibile che porta finalmente il sistema di gestione qualità ad essere un investimento con ritorni importanti sul processo decisionale, supportato finalmente da dati auto-raccolti dal sistema in cloud, nello svolgimento delle normali attività di routine.
E’ proprio sui dati che l’azienda può prendere decisione basate su fatti e non su sensazioni ed è su questo concetto che nasce uno dei pilastri della qualità: la raccolta dei dati per il miglioramento continuo.
